Política de Tratamiento de Datos Personales ASODELCO

La ley 1581 de 2012 tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios, la Asociación de Electrodomésticos de Colombia -ASODELCO-, domiciliada en Bogotá D.C., con dirección Carrera 58 # 152 - 70 Torre 2 - 1303, dirección electrónica www.asodelco.com y teléfono 3153387718, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, pone en conocimiento de los titulares su política de tratamiento, como sigue a continuación:

El propósito de la política de tratamiento de datos personales es informar a los titulares los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos para hacerlos efectivos y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales.

1.- Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

2.- Principios

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos

El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella, en la Constitución Política y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

Principio de finalidad

El tratamiento de los datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular

Principio de libertad

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de transparencia

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

Principio de acceso y circulación restringida

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. 

Los datos personales (salvo los de naturaleza pública) no pueden estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para que solo el Titular o terceros autorizados conforme a lo previsto en la ley 1581 de 2012, puedan conocerlos.

Principio de seguridad

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado, se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

3.- Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

De conformidad con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, dada su naturaleza, el tratamiento de los datos sensibles está prohibido, excepto cuando:

· El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

· El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

· El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

· El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

· El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

· En los eventos anteriores, en los que el tratamiento de datos sensibles es posible, deben cumplirse en todo caso con las siguientes obligaciones:

* Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

* Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuales de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de dicho tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

4.- Protección de datos personales de menores de edad

Está prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo:

· Que se trate de datos de naturaleza pública.

· Que el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros o requisitos:

* Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

* Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes.

* Que una vez cumplido lo anterior, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgue la autorización, previo el ejercicio del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que debe ser valorada, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

* Que el Responsable y Encargado involucrados en el tratamiento de los datos personales del menor, vele por el uso adecuado de los mismos, conforma los principios y obligaciones previstos para éstos en la Ley 1581 de 2012.

5.- Finalidades

En desarrollo de su actividad, ASODELCO, lleva a cabo el tratamiento de datos personales (recolección, almacenamiento, actualización o modificación, divulgación -a las autoridades que así lo requieran- y supresión), en cumplimiento de la constitución y la ley, que están contenidas en sus bases de datos con la finalidad de realizar actividades de: gestión financiera, contable y tributaria; gestión administrativa, gestión del talento humano, gestión de consultas y reclamos y actividades de formación. 

6.- Autorización

ASODELCO recolectará de manera previa al tratamiento de los datos personales la respectiva autorización otorgada por el titular al cual se le entregó información clara y expresa respecto a los siguientes aspectos:

· El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.

· El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

· Los derechos que le asisten como Titular.

· La identificación, dirección física y electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento.

7.- Obligaciones de ASODELCO en su calidad de responsable de tratamiento de datos personales

En calidad de Responsable, ASODELCO tiene las siguientes obligaciones:

· Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data, mediante los mecanismos de consulta y reclamo en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, antes explicados.

· Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

· Rectificar la información cuando sea incorrecta

· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

· Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos

· Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

· Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

8.- Oficial de Protección de Datos Personales

ASODELCO ha designado a la Gerencia de ASODELCO como Oficial de Protección de Datos Personales, el cual recibirá, atenderá y dará trámite a las consultas y reclamos relacionadas con los datos personales.

9.- Procedimiento para que los titulares de los datos personales puedan ejercer sus derechos

9.1 Son derechos del titular:

· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento. 

· Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento

· Ser informado por el Responsable respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento

· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

· Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez calendario. 

9.2 Mecanismos de consulta y reclamo:

Para la presentación de Consultas:

· El Titular o sus causahabientes pueden presentar una consulta para conocer la información personal que del primero repose en cualquier base de datos del sector público o del sector privado.

· La consulta se debe formular a través de escrito, dirigido a la Gerencia al correo electrónico protecciondedatos@asodelco.com dispuesto para el efecto o a la dirección Carrera 58 # 152-70 Torre 2-1303.

· La consulta será atendida por ASODELCO dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la misma. Para el evento en que no sea posible atenderla en dicho término, ASODELCO le informará al peticionario, expresándole los motivos de la demora y la fecha en que será respondida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

· ASODELCO le suministrará una respuesta de fondo, que incluya toda la información que esté contenida en el registro individual del Titular o que esté vinculada con éste.

Para la presentación de reclamos:

· El Titular o sus causahabientes pueden presentar un reclamo cuando consideren que la información personal del primero, contenida en una base de datos, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o por incumplimiento de cualquiera de los deberes previstos por la Ley 1581 de 2012 para los Responsables o Encargados.

· El reclamo se debe presentar ante ASODELCO, mediante escrito dirigido a la Gerencia, al correo electrónico protecciondedatos@asodelco.com dispuesto para el efecto o a la dirección Carrera 58 # 152-70 Torre 2-1303. El escrito debe contener la identificación del Titular, los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección y se adjunten los documentos que se quieran hacer valer.

· En el evento en que el reclamo resulte incompleto, ASODELCO solicitará al peticionario que lo subsane dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Se entenderá que el reclamo ha sido desistido si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el peticionario lo haya subsanado.

· Una vez recibido el reclamo completo, ASODELCO incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término de dos (2) días hábiles, leyenda que permanecerá en la base hasta que el mismo sea resuelto.

· ASODELCO resolverá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, informará al peticionario, expresando los motivos de la demora y la fecha en que será respondido, la cual no podrá ser superior a ocho (8) días hábiles contados a partir del primer vencimiento.

· Para los casos en que se venció el término para dar respuesta a un reclamo referido a una solicitud de supresión o eliminación de un dato, y el ASODELCO no haya procedido a su eliminación o supresión, el Titular puede dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio para el efecto, en cuyo caso el Titular debe demostrar que se dirigió previamente ante esta Asociación. 

· La supresión de los datos o la revocatoria de la autorización no procede cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La presente política ha sido adoptada por ASODELCO y ha entrado en vigencia a partir del 8 de Octubre de 2013.